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      2019年10月自考公文寫作與處理考點:分類

      2019-11-28 15:57:03   來源: 重慶自學考試網     點擊:
      作者:張老師
      歸檔文件的分類,是指全宗內歸檔文件的實體分類,即將歸檔文件按其來源、時間、內容和形式等方面的異同,分成若干層次和類別,構成有體系的過程。

        分類是歸檔文件整理的重要環節,歸檔文件經過科學合理的分類,不但能夠揭示出文件之間的內在聯系,使檔案成為一個有序化的整體,而且便于排列上架,編目等后續工作的順利開展。

        歸檔文件的分類方法

        01按年度分類。年度分類法就是根據形成和處理文件的年度對歸檔文件進行分類。它是目前運用得最廣泛的一種分類方法。

        02按保管期限分類。保管期限分類法就是根據對歸檔文件規定的不同保管期限進行分類,即將同一年度的歸檔文件按永久(50年以上)、長期(15—50年)、短期(15年以下)三種保管期限分類。

        03按機構(問題)分類。機構(問題)分類法是指將文件按其形成或承辦機構(問題)進行分類。

        04幾種分類方法的結合運用。在實際工作中,當歸檔文件較多時,分類工作需要分層進行,單純采用一種分類方法的情況是比較少見的,一般是將幾種方法結合起來使用。

        按年度分類時應注意:

       ?、僖环菸募卸鄠€時間特征,如成文日期、簽發日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發文和收文日期等等。計劃、規則、總結、預算、統計報表以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件,應統一按簽發日期(或成文日期)判定文件所屬年度。

       ?、诳缒甓鹊臅h和案件等形成的文件材料,分類時,會議文件材料歸入閉幕年,案件等文件材料歸入結案年。

       ?、蹧]有標明落款日期的文件材料,應對文件內容及特征進行考證,以推斷文件材料的形成日期并據以劃分年度。

       ?、軐iT年度中形成的文件材料,應按照專門年度進行分類。

        按保管期限分類方法的原因:

        能夠將不同價值的歸檔文件從實體上區分開來。

        使檔案部門能夠有針對性地采取整理和保護措施。

        為庫房排架管理,檔案移交進館和到期檔案鑒定等管理工作提供便利。

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